ประวัติความเป็นมาของบริษัท
บริษัท คอฟฟี่ จำกัด เริ่มก่อตั้งบริษัท ตั้งแต่ ปี 2537
เพื่อผลิตและจำหน่ายกาแฟคั่วอุปกรณ์ในการชงกาแฟ นำเข้าเครื่องชงกาแฟจากต่างประเทศ
ทำให้บริษัทมีองค์ความรู้ในด้านการผลิตกาแฟในเมืองไทยและตลาดกาแฟต่างประเทศ
จากองค์ความรู้ดังกล่าว
บริษัทได้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยมีเป้าหมายที่จะเป็นผู้เชียวชาญในด้านกาแฟ
และเป็นหนึ่งเดียวในใจลูกค้า ดังนั้นทุกขั้นตอนการดำเนินงาน
ของบริษัทจะต้องมีแบบแผนและการดำเนินงานที่ชัดเจน บริษัท คอฟฟี่ จำกัด
ได้ให้ความสำคัญกับเกษตรกร ผู้ผลิตเมล็ดกาแฟของเราที่ อำเภออมก๋อย
จังหวัดเชียงใหม่ ให้ความใส่ใจกับพนักงานทุกคนขององค์กร และให้ความสำคัญ
กับลูกค้าทุกราย ทุกระดับ และไม่ลืมที่จะดูแลสังคม
ปัจจุบัน
ธุรกิจกาแฟของ บริษัท คอมฟี่ จำกัด เติบโตและสามารถรองรับการให้บริการ
ให้กับลูกค้ากาแฟจากทั่ว ประเทศ ไม่ว่าจะจำหน่ายให้กับโรงแรมมาตรฐานโลก
ห้างสรรพสินค้า โมเดิลเทรด ร้านอาหารและร้านกาแฟ ขนาด ใหญ่
หรือแม้แต่ร้านกาแฟขนาดเล็กสำหรับ คนรักกาแฟที่อยากจะมีร้านกาแฟขนาดเล็ก
เราก็พร้อมให้บริการทั้งเมล็ด กาแฟ อุปกรณ์การชง หลักสูตร การอบรม หรือ
แม้การให้บริการช่วยเหลือให้คำแนะนำทางด้านธุรกิจกาแฟ
วิสัยทัศน์
1. ให้ความสำคัญต่อการคิดค้นและวิจัยเพื่อพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆที่ลูกค้าต้องการโดยใช้ความรู้ความชำนาญในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจกาแฟและให้ความสนใจในการรักษามาตรฐานคุณภาพผลิตภัณฑ์ให้คงที่และดีอยู่เสมอ
2. เราจะยืนหยัดในความเป็นผู้นำโดยการส่งออกผลิตภัณฑ์กาแฟสู่ตลาดโลกโดยการมุ่งมั่นใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่าสูงสุดตามความต้องการของผู้บริโภค
3. เราจะให้ความสนใจในการทำธุรกิจด้านอาหารและเครื่องดื่ม ผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายอย่างเหมาะสม
4. เราจะพัฒนาอย่างต่อเนื่องทางด้านการจัดการและการบริหารทรัพยากรบุคคลตลอดจนการบริหารและจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดขององค์กร
บทบาทและหน้าที่ของแต่ละแผนกในบริษัท
1.
แผนกบัญชี
การจัดทำเงินและบัญชี
จัดเป็นงานสนับสนุนที่สำคัญของส่วนราชการต่าง ๆ เพื่อให้
การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนงาน หรือนโยบายที่กำหนดไว้ อย่างมีประสิทธิภาพ
และประสิทธิผลของการปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ได้มีหน้าที่
ในการบันทึกและดูแลจัดเตรียม เช็คสั่งจ่าย การรับเงิน การจัดเก็บเงิน
การนำเงินฝากธนาคาร รวมทั้งการตรวจสอบความถูกต้อง เงินฝากธนาคารมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของการบันทึกรายการ
การจัดทำรายงานทางการเงินและบัญชี และการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารต่าง ๆ มีจำนวนมาก
2. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. เอกสารสูญหายเพราะ เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
อาจจะทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้
4. การทำงบประมาณการเงินทำได้ยาก
เพราะเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ5. การอนุมัติงบประมาณเป็นไปอย่างล่าช้า
2.
แผนกคลังสินค้า
ระบบการจัดการคลังสินค้า เป็นระบบที่ช่วยจัดการสินค้าในสต๊อกสินค้าของบริษัทให้เป็นไปอย่างเป็นระบบ
เช่น การจ่ายสินค้า การนำเข้าสินค้า การบริหารการใช้วัตถุดิบในการผลิต สามารถรองรับการกำหนดคลังสินค้าได้จำนวนมากและแยกคลังได้หลายประเภทคลังสินค้าในแต่บริษัท
สามารถรองรับทั้งสินค้าสำเร็จรูป วัสดุสิ้นเปลือง และวัตถุดิบสำหรับการผลิต
และสามารถสร้าง สินค้าเป็นชุด เมื่อทำการขายหรือเบิกสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
2.
ไม่รู้จำนวนที่แท้จริงของสต๊อกสินค้าที่อยู่ภายในคลัง
3.
เอกสารสูญหายเพราะ
เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4.
การตรวจสอบทำได้อย่างล่าช้า
5.
ปัญหา
ไม่มีพนักงาน ที่รู้พื้น ที่เก็บสินค้า แต่ละชนิด ว่าอยู่ตรงไหน
ทำให้เกิดความล่าช้าได้
3.
แผนกการขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ เก็บข้อมูลการขายสินค้า
ปัญหาของแผนกการขาย
1. เนื่องจากสินค้ามีปริมาณมากทำให้กำหนด
และวางแผนการตลาดได้ยุ่งยาก
2. เอกสารสูญหายเพราะ
เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
3. การตรวจสอบสต๊อกในคลังสินค้าทำได้ล่าช้า
4.
แผนกจัดซื้อ
มีหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบ
ชิ้นส่วนหรือวัสดุต่างๆที่หน่วยงานต้องการให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านปริมาณคุณภาพ
และเวลา โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด
ปัญหาของแผนกจัดซื้อ
1. ไม่ทราบราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน
2. เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
3. เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้
เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ
4. การค้นหาเอกสารอาจจะได้ยาก
5.
แผนกจัดส่งสินค้า
มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า
1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
5. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกซื้อ
1.การอนุมัติสั่งซื่อล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาในการหาอุปกรณ์
2.ต้นทุนในการซื้อสินค้าในการขนส่งสูง
รายได้ต่ำ
3.ฝ่ายจัดซื้อไม่แจ้งจำนวนเงินในการจำหน่ายสินค้าให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทราบ
ทำให้ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่สามารถจัดทำงาบประมาณการเงินได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกขายสินค้า
1. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการขายสินค้าสูญหาย
แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการขายสินค้า
2. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบเสร็จ
ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง
3. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกซื้อ
1. แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าในแผนกคลังสินค้ามี
สต๊อกสินค้าเหลือมากหรือน้อยเท่าไร
2. แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าควรมีการสั่งซื้อสินค้าจำนวนเท่าไรมาไว้ในคลังสินค้า
ปัญหาระหว่าง
ปัญหาระหว่างแผนกขายสินค้ากับแผนกคลัง
1.หากแผนกขายไม่มีเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าทำให้ฝ่ายคลังสินค้าไม่สามารถตรวจสอบสินค้าได้
2.ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า
ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าจำนวนเพียงพอหรือไม่
ปัญหาระหว่างแผนกขายสินค้าแผนกจัดส่งสินค้า
1. หากแผนกขายไม่มีเอกสารข้อมูลของลูกค้าทำให้ฝ่ายส่งสินไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลขอลูกค้าได้
2. ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า
1. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า
2. หากเอกสารในการจัดส่งสินค้าสูญหาย
แผนกคลังสินค้าก็จะไม่สามารถรู้จำนวนสิค้าที่จะจัดส่ง
ปัญหาทั้งหมดและระบบแก้ไขปัญหา
1. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
2. ไม่รู้จำนวนที่แท้จริงของสต๊อกสินค้าที่อยู่ภายในคลัง
3. เอกสารสูญหายเพราะ
เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4. การตรวจสอบทำได้อย่างล่าช้า
5. ปัญหา
ไม่มีพนักงาน ที่รู้พื้น ที่เก็บสินค้า แต่ละชนิด ว่าอยู่ตรงไหน
ทำให้เกิดความล่าช้าได้
6. เนื่องจากสินค้ามีปริมาณมากทำให้กำหนด
และวางแผนการตลาดได้ยุ่งยาก
7. การตรวจสอบสต๊อกในคลังสินค้าทำได้ล่าช้า
8. ไม่ทราบราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน
9. เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
10. เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้ เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ
11. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสาร ไม่เป็นระเบียบ
12. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
13. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
14. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
15. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
16. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน
17. การอนุมัติสั่งซื่อล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาในการหาอุปกรณ์
18. ต้นทุนในการซื้อสินค้าในการขนส่งสูง รายได้ต่ำ
19. เอกสารต่าง ๆ
มีจำนวนมาก
20. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
21. เอกสารสูญหายเพราะ
เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ อาจจะทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้
22. การทำงบประมาณการเงินทำได้ยาก
เพราะเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ5.
การอนุมัติงบประมาณเป็นไปอย่างล่าช้า
23. มีเอกสารเป็นจำนวนมาก อาจสูญหายได้
24. ฝ่ายจัดซื้อไม่แจ้งจำนวนเงินในการจำหน่ายสินค้าให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทราบ
ทำให้ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่สามารถจัดทำงาบประมาณการเงินได้
25. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการขายสินค้าสูญหาย
แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการขายสินค้า
26. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบเสร็จ
ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง
27. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน
27. แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าในแผนกคลังสินค้ามี
สต๊อกสินค้าเหลือมากหรือน้อยเท่าไร
28. แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าควรมีการสั่งซื้อสินค้าจำนวนเท่าไรมาไว้ในคลังสินค้า
29. ปัญหาระหว่าง
30. หากแผนกขายไม่มีเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าทำให้ฝ่ายคลังสินค้าไม่สามารถตรวจสอบสินค้าได้
31. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า
ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าจำนวนเพียงพอหรือไม่
31. หากแผนกขายไม่มีเอกสารข้อมูลของลูกค้าทำให้ฝ่ายส่งสินไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลขอลูกค้าได้
32. ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้
33. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า
34. หากเอกสารในการจัดส่งสินค้าสูญหาย
แผนกคลังสินค้าก็จะไม่สามารถรู้จำนวนสิค้าที่จะจัดส่ง
วัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบ
ในการพัฒนาระบบฝ่ายขายมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ออกแบบและพัฒนาให้เป็นระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ขอบเขตของระบบ
1.
ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์
2.
ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
3. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
4. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่
1.ไม่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อน
2. ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
3.การท างานของแผนกฝ่ายขายจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. สามารถประมวลผลรายการธุรกรรมและติดตามรายการสั่งซื้อสินค้าได้
ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการและการประเมินความต้องการของบริษัท
ตารางแสดงรายการการทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท
ตารางที่ 1
แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ตารางสรุปการพิจารณาของโครงการพัฒนาระบบ
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
การกำหนดความต้องการของระบบ
โครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิด
ขึ้นมาบ้างแล้วนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่ม
ต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูล
เพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
1. แผนกฝ่ายขายกำหนดราคาสินค้าลำบากเนื่องจากสินค้ามีจำนวนมาก
2. ระบบไม่สามารถวิเคราะห์การขายได้
3. มีสินค้าใหม่ๆ เพิ่มขึ้น แต่ไม่มีชื่อสินค้าอยู่ในแผนกขาย
ความต้องการในระบบใหม่
1.
สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าที่มีอยู่จริงในคลัง
2. สามารถแก้ไข
หรือปรับปรุงข้อมูลราคาสนิค้าได้
3.
สามารถคำนวณราคาสนิค้าได้โดยอตัโนมัติและแสดงรายงานได้
4.
สามารถกำหนดกลุ่มลูกค้าและกลุ่มตลาด
5. ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
6.
สามารถสืบค้นข้อมูลสินค้าได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ
7. เพิ่มประสิทธิภาพในการท
างานของฝ่ายขายและการตลาด
8.
การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. การทำงานจะมีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม
2. ไม่เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะมีการจัดการ จัดเก็บ
ข้อมูลที่ดีกว่าเดิม
3. สามารถแก้ไขปัญหาในด้านต่าง ๆ ของแต่ละแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
1.นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2.โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 3 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 5 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 50
เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 15 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1.ระบบโปรแกรม 1 ระบบ
2.เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3.บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4.อุปกรณ์อื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ
สรุปงบประมาณที่ใช้ในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
1. ในส่วนของผู้บริหาร
- ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 65000
2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ
- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 25000
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ
- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 60000
- อื่น ๆ 15000
ประมาณการใช้งบประมาณ
จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าวๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท คอฟฟี่ จำกัด ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบจัดการตารางเวลาเพื่อความสะดวกในส่วนของการทำงานภายในบริษัท
ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือ เริ่มตั้งแต่มกราคม ถึง มิถุนายน 2554 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท ซี.พี.ค้าปลีกและการตลาด
จำกัด
ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น
เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ
ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ
ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 2
ด้านดังนี้
1• ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์
และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ
2.
ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท
ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ
การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไรจากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบจัดการตารางเวลา
ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา
ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม
เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้
ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้จัดการแผนกต่างๆ
การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา
เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์
ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแผนกต่างๆมากนัก
สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม
อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
ตัวอย่างแบบสอบถาม
โครงการพัฒนาระบบการผลิตและคลังสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บริษัทมีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมแก่การจำหน่าย
โดยมีการเก็บข้อมูลจากฝ่ายขาย
ว่าบริษัทมีการประมาณการจำหน่ายสินค้าอย่างไรและนำมาทำการ
วิเคราะห์เพื่อผลิตสินค้า และคงคลังให้พอเหมาะ
ซึ่งจะทำให้สามารถคาดคะเนการผลิตได้ถูกต้อง
-โครงการพัฒนาระบบการขาย
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้การทำงานของบริษัทมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
เริ่มตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เช่น รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการขายสินค้า
รวมถึงการบริการต่าง ๆ แล้วทำการกระจายข้อมูลไปยังฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการข้อมูลในส่วนนั้น ๆ
เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
-โครงการพัฒนาบุคลากรในการทำงาน
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรเข้าใจในบทบาทและหน้าที่ของตัวเอง
และมีการอบรม
สัมมนาให้บุคลากรทำงานในหน้าที่ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้บริษัทมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4
มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ
ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลระบบการทำงานของแต่ละแผนก
2. ความเหมาะสมของเวลาการทำงานต่อคนต่องาน
3. ระยะเวลาของแต่ละส่วนงานที่ได้รับ
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม
จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข
ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4.การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้นเพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว
สามารถแบ่งการทำงานดังนี้
ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด
เพราะระบบจะทำการตรวจเช็คเวลาสินค้าที่ผลิตออกมาเวลามีระยะเวลาการทำงานเท่าไร
เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่าไร ทำให้สามารถผลิตสินค้าเสร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไม่เกิดปัญหาต่อลูกค้าและบริษัท
จึงก่อให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุด
Context Diagram
Dataflow Diagram Level 0
Dataflow
Diagram Level 1
Dataflow Diagram Level 2 of Process 2.0
Dataflow Diagram Level 2 of Process 2.1
Dataflow Diagram Level 2 of Process 2.2
Dataflow Diagram Level 2 of Process 2.3
E-R Daigram แสดงความสัมพันธ์ฐานข้อมูล
Data Dictionary
เก็บข้อมูลสินค้า
เก็บข้อมูลลูกค้า
เก็บประเภทสินค้า
ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces
แฟ้มผู้ใช้งานระบบ
1. ผู้ดู
แลระบบสามารถกำหนดสิทธิ การใช้ ข้อมูลของผู้ใช้ งานแต่ ละคนหรือแต่ ละกลุ่ม ได้
ตาม
ต้องการ
2. ผู้ใช้ แต่ ละคนสามารถตั้งรหัสผ่าน
(PassWord) ของตนเองได้
3. สามารถแบ่งระดับชั้นของผู้ใช้
งานได้ว่าเป็นพนักงาน, ผู้จัดการแผนก หรื อ ผู้ดู แลระบบ
4. สามารถกำหนดสิทธิ
การใช้ ข้อมูลได้ ทุกเมนูย่อย แม้ แต่ เมนู ย่อย/รายงาน/งบการเงิน ที่สร้าง
ระบบขายสินเชื่อ
1. สามารถพิมพ์ และแก้ไขรูปแบบในแต่ ละเอกสารที่แตกต่างกันได้ 3 รูปแบบตัวอย่าง เช่น ใบ
เสนอราคา , บิลเงินสด และเฉพาะใบสั่งขาย, ใบกำกับสินค้า/ใบกากับภาษี สามารถกำหนดได้ ถึง9 แบบ
2. สามารถบันทึกขายสินค้าที่มี ภาษี มูลค่าเพิ่ม(VAT)อัตราปกติ
และที่ได้ รับยกเว้นภาษี ไว้ ในบิ ลงใบเดียวกันได้
3. สามารถเปลี่ยนชื่อสินค้าในใบกำกับสินค้าได้ ตามต้องการ
4. สามารถขายสินค้าด้วยหน่วยนับที่แตกต่างกับหน่วยนับที่เก็บในสต๊อคได้ เพียงแต่
มี อัตราส่วนที่ สัมพันธ์กัน
รายละเอียดลูกค้า
1. สามารถพิมพ์รายชื่อของลูกค้าลงบนสติกเกอร์
และจ่าหน้าซองจดหมายได้
2. สามารถปรับเปลี่ยนรหัสลูกค้า,
รหัสพนักงานขาย และรหัสรายได้ อื่น ๆ ได้ ตลอดเวลา
3. สามารถค้นหาข้อมูลตามรหัสลูกค้า
หรือชื่อ บริษัท และมี Look up ในกรณี ทีจำ รหัสไม่ ได้
รายละเอียดสินค้า
1. สามารถเลือกได้ ว่าต้องการแสดงราคาขายที่ตัวสินค้าชุ ด หรือที่ส่วนประกอบ
2. ในการซื้อสินค้าชุ
ด โปรแกรมจะทำการแตกย่อยเป็นส่วนประกอบและเพิ่มในสต็อคให้ทันที
3. การเพิ่มสินค้าชุดใหม่
ที่มี ส่วนประกอบคล้ายกับสินค้าชุดเดิม สามารถก๊อปปี้สินค้าชุดเดิมมา
แก้ไข-เพิ่มเติมได้ ทันที
4. สามารถกำหนดหน่วยนับซื้อ,
หน่วยนับขาย ต่างกับหน่วยนับหลักได้ (หน่วยนับที่เก็บไว้
ในสต๊อคและเป็นหน่วยที่เล็กที่สุด) แต่ ต้องมี อัตราส่วนที่สัมพันธ์ กับหน่วยนับหลัก และมี
การติดตั้งระบบ
ในขั้นตอนของการติดตั้งระบบนี้ประกอบด้วยงานต่างๆ
ที่จะต้องทำเป็นลำดับคือ
1. การเขียนโปรแกรมของระบบใหม่
2. ทดสอบโปรแกรม
3. การติดตั้งระบบใหม่
สำหรับกระบวนการติดต้้งระบบนี้จะเริ่มลงมือหลังจากผู้บริหารได้
ตกลงยอมรับระบบใหม่ เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนนี้ ประกอบด้วย การติดตั้งระบบใหม่และยกเลิกการทำงานของระบบเก่า
ในระยะการติดตั้งระบบนี้จะเป็นส่วนที่ยากที่สุดในทุกๆ งาน
ดังนั้นจึงควรเผื่อเวลาสำหรับทำงานในกรณีที่ ล่าช้ากว่ากำหนดเอาไว้ บ้าง ในระหว่างการติดตั้งระบบ
ปัญหาที่ไม่คาดคิดจากช่วงของการออกแบบระบบมักจะเกิดขึ้นกา
แก้ไขปัญหาเหล่านี้จึงมีผลทำให้เราต้องเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ได้ออกแบบไว้ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรยอมรับการแก้ไขเหล่านั้น
ในขณะเดียวกันก็ต้องพิจารณาความเหมาะสมไมปรับเปลี่ยนเกินความจำเป็นการติดตั้งระบบประกอบด้วย
3 อย่างด้วยกัน เริ่มจากการเขียนโปรแกรมในขั้นตอนสามารถรุ่น ระยะเวลาให้สั้นลงได้
ถ้าสามารถซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนการการเขียนเองทั้งหมด ขั้นต่อไปคือ
การทดสอบโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยการทดสอบการทำงานแต่ละโปรแกรม การทดสอบระบบรวมและการทำเอกสารประกอบ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการติดตั้งระบบ
การเขียนโปรแกรมระบบใหม่
1. สรุปรูปแบบของข้อมูล (Output)
และข้อมูลเข้า (Input) ข้อมูลอกได้ แก่ รายงานรูปแบบต่าง
ที่ผู้ใช้หรือผู้บริหารต้องการ ส่วนข้อมูลเข้า ได้ แก่ หน้าจอ (Screen) สำหรับใส่ข้อมูลที่จำเป็นต้อง
ใช้ ในการออกแบบรายงานต่าง ๆ เหล่านั้น รวมแหล่งที่มาของข้อมูลและการเปลี่ยนรูปแบบของ
ข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์ เข้าใจได้
2. เขี ยนโปรแกรม Flow Chart เพื่อแสดงการทางานทุกขันตอนของโปรแกรม
3. ออกแบบแฟ้ มข้ อมูล (File Layout) ตามความเหมาะสมในการใช้
งาน ลั กษณะแฟ้ มข้ อมู ล
4. เขี ยนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์
5. ทำาการ Compile และตรวจสอบความถูกต้องในการท
างานของโปรแกรม โดยอาจจะสมมติ
ข้อมูลง่าย ๆ ไว้ ใช้ เป็นตัวอย่างในการทดสอบ
6. ทดสอบการท างานรวมของระบบ
การติดตั้งระบบใหม่
เป็นขั้นการเปลี่ยนจากการทำงานแบบเดิมมาเป็นการทำงานในระบบใหม่งานขั้นนี้ไม่ค่อย
ซับซ้อนแต่
จะใช้ เวลานาน โดนทeงานดังต่อไปนี้
1. เขียนคู่มืออธิ
บายการใช้ ระบบงาน
2. จัดทำแบบฟอร์มต่าง ๆ สำหรับใช้ กับระบบงานใหม่
3. จัดฝึกอบรมผู้ปฏิบั
ติงานและผู้ใช้ จนมี ความเข้าใจ
4. เปลี่ยนข้อมูลที่เดิมมีอยู่แล้วให้เป็นข้อมูลระบบใหม่
การซ่อมบำรุง
1.ตรวจสอบการทำงานโดยภาพรวมและดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์
และอุปกรณ์ต่างๆ
2.ทำการซ่อมแซมหรือแก้ไข อุปกรณ์ที่ขัดข้องหรือชำรุด
3.ดูแลให้มีการบำรุงรักษา ตามกำหนดในสัญญานี้
4.ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ด้านสารสนเทศของในการทำให้ระบบคอมพิวเตอร์
ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น